Privacyverklaring

Meester Indexaties is de handelsnaam waaronder Luka Meester (eenmanszaak, KVK 89855256) commerciële huurindexatie onderzoekt en buitengerechtelijk herstel begeleidt. MI is verantwoordelijk voor de hieronder beschreven verwerking. Vragen en verzoeken kunt u sturen naar info@meesterindexaties.nl.

Bij het eerste contact vragen wij uw naam, organisatie, bereikbaarheid en een korte omschrijving van uw vraag. We gebruiken deze gegevens om u te begeleiden naar een passende controle en uw vragen te beantwoorden. U kunt contact opnemen via WhatsApp of e-mail. Stuur contracten en betaalbewijzen via de beveiligde aanleverpagina, niet in het gesprek.

Voor online aanleveren en toegang tot uw dossier gebruiken we uw telefoonnummer en een tijdelijke verificatiecode. U kunt de code op uw telefoon ontvangen en op uw computer invullen. Daarbij verwerken we het telefoonnummer, gegevens voor de toegangscontrole en technische gegevens die nodig zijn om misbruik te beperken. Documenten worden gekoppeld aan uw dossier. Kiest u voor een code per e-mail, dan gebruiken we uw e-mailadres op dezelfde manier: om de code te versturen, uw toegang te controleren en u één korte melding te sturen zodra uw voorlopige indicatie klaarstaat. Die e-mails bevatten geen link en geen dossiergegevens. In de beveiligde sessie bewaren we het adres niet leesbaar, alleen een onomkeerbare controlewaarde. Bij uw dossier staat het adres zelf, zodat wij u persoonlijk kunnen antwoorden. Voor het e-mailadres gelden dezelfde bewaartermijnen als voor het telefoonnummer.

Sommige verhuurders ontvangen van ons één brief over hun panden. Daarvoor gebruiken wij alleen openbare bronnen: de eigen website van de eigenaar of een openbare referentiepagina van een makelaar voor de lijst met panden, en per adres het Handelsregister (KVK), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de CBS-prijsindex. Wij gebruiken geen eigendomsgegevens van het Kadaster en geen gekochte adresbestanden. Brieven gaan alleen naar rechtspersonen, met respect voor de non-mailingindicatie in het Handelsregister, en hooguit één keer per twaalf maanden.

Op de pagina van uw pand kunt u zelf drie getallen en een e-mailadres of telefoonnummer invullen. Die gebruiken wij om u één keer persoonlijk te antwoorden; dat is geen opdracht. Kiest u ‘Geen interesse, geen post meer’, dan zetten wij het KVK-nummer van de eigenaar op een uitsluitlijst en ontvangt u geen brieven meer. Die uitsluiting bewaren wij zolang wij brieven versturen. De gegevens van de brief en uw antwoord bewaren wij twaalf maanden; daarna verwijderen wij ze, tenzij er een dossier uit is ontstaan. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om zakelijke verhuurders zorgvuldig te wijzen op een controle van hun huurindexatie.

Neemt uw organisatie volgens de vakpers een portefeuille, een winkelcentrum of het beheer van een gebouw over, dan bellen wij soms om een gratis nulmeting van de huurcontracten aan te bieden. Wij bellen alleen rechtspersonen, zoals een B.V. of N.V., op het algemene nummer dat de organisatie zelf publiceert. Wij gebruiken daarvoor alleen openbare bronnen: het bericht in de vakpers, de eigen website van de organisatie en het Handelsregister (KVK), met respect voor de non-mailingindicatie. Wij gebruiken geen gekochte bestanden. Spreken wij niemand die erover gaat, dan proberen wij het hooguit drie keer.

Wij nemen gesprekken niet op en schrijven ze niet uit. Na het gesprek maken wij een korte gespreksnotitie: de functie van onze gesprekspartner, wat er is besproken en wat er is afgesproken, zonder namen. Die notitie bewaren wij twaalf maanden; daarna verwijderen wij hem, tenzij er een dossier uit is ontstaan. Binnen die twaalf maanden bellen wij dezelfde organisatie niet opnieuw, tenzij wij samen een moment afspraken of u zelf contact zoekt. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang om zakelijke verhuurders te wijzen op een controle van hun huurindexatie.

Wilt u niet meer gebeld worden? Zeg het in het gesprek of stuur een bericht naar info@meesterindexaties.nl. Wij zetten uw organisatie dan op een uitsluitlijst en bellen niet meer. Die uitsluiting bewaren wij zolang wij zo bellen.

Voor een indexatiebrief 2027 (basisjaarcheck) verwerken wij het huurcontract, de algemene bepalingen, eventuele allonges en de laatste huurfactuur, met de namen en adressen van verhuurder en huurder die daarin staan. Wij gebruiken ze voor de berekening en het rapport met de brief; bij het betaalde aanbod van vóór 20 oktober 2026 ook de factuur, ter uitvoering van de overeenkomst met u. Wij leggen uw akkoord vast met datum, tijd en tekstversie, en de bron waarlangs u bij ons kwam, bijvoorbeeld een parkmanagementorganisatie, zonder persoonsgegevens van die bron. Het rapport en de factuur sturen wij per e-mail.

Komt er geen vervolg, dan verwijderen wij de bronstukken uiterlijk dertig dagen na levering, net als bij de gratis controle. De factuur en de bijbehorende administratie bewaren wij zo lang als de fiscale bewaarplicht vraagt.

Een beheerder die bij een overdracht de administratie overneemt, levert soms stukken aan namens de eigenaar. De beheerder geeft daarbij de eigen naam en organisatie, en de naam en het e-mailadres of telefoonnummer van de eigenaar-bestuurder. Wij gebruiken die gegevens om het dossier op naam van de eigenaar te zetten en om de eigenaar persoonlijk te informeren dat de stukken via de beheerder zijn ontvangen. Wij sturen de eigenaar geen automatisch bericht.

Alleen de eigenaar ziet met een eigen code het resultaat en beslist over een vervolg. De beheerder ziet welke stukken zijn ontvangen, maar geen berekening, reacties of betalingen. Voor deze gegevens gelden dezelfde bewaartermijnen als voor de gratis controle.

Voor een aangevraagde controle kunnen het huurcontract, algemene bepalingen, latere afspraken, facturen en relevante betaalgegevens nodig zijn. Voor uitvoering komen daar partij- en bevoegdheidsgegevens, de opdracht, berekening en correspondentie bij. Deel alleen de gegevens die voor dat doel nodig zijn; irrelevante transacties en identificatienummers horen niet in het dossier.

Voor zover u zelf partij bent, verwerken we gegevens voor de gevraagde voorbereidende stappen of uitvoering van de overeenkomst. Gegevens van zakelijke contactpersonen, huurders en andere betrokkenen beoordelen we afzonderlijk op een gerechtvaardigd belang: het onderzoeken en onderbouwen van aanspraken, zorgvuldige communicatie en beveiliging. Daarbij wegen we hun privacybelang mee. Financiële administratie kan een wettelijke bewaarplicht hebben. Een overeenkomst met een verhuurder is op zichzelf geen grondslag voor alle gegevens van derden.

De technische omgeving omvat Supabase (database en dossieropslag), n8n (automatisering), websitehosting en e-mail. De gebouwde AI-route gebruikt Requesty met modellen van Anthropic en OpenAI. Als u WhatsApp gebruikt, verwerkt WhatsApp Business van Meta gegevens van dat contact, zoals uw telefoonnummer en de berichten. De documentupload vindt buiten WhatsApp plaats. WhatsApp wordt alleen gebruikt tussen u en MI; sommaties aan huurders gaan per e-mail en/of brief.

Een gebouwde koppeling betekent niet dat ieder document naar iedere leverancier wordt gestuurd. Vóór dossierverwerking leggen we de actieve route, bewaartermijnen, rollen en vereiste verwerkersafspraken vast. Een Europese toegangspoort alleen bewijst niet dat alle verwerking in Europa plaatsvindt. Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zijn daarvoor passende waarborgen nodig. U kunt de voor uw dossier gebruikte ontvangers en waarborgen bij ons opvragen.

We verkopen geen persoonsgegevens. Een introducerende makelaar ontvangt geen dossierinzage. De huurder ontvangt alleen correspondentie en onderbouwing die nodig zijn voor een door de eigenaar opgedragen behandeling.

Software en AI kunnen gegevens uitlezen en een eerste berekening ondersteunen. Dat kan fouten opleveren. Een mens controleert de relevante bronnen en neemt het besluit over een vervolg. Er gaat geen bericht aan een huurder uit uitsluitend op grond van een automatische berekening of AI-akkoord.

Het beleid voor een gratis controle zonder opdracht is verwijdering van bronstukken uiterlijk 30 dagen na afronding, tenzij een aantoonbare wettelijke plicht of een geschil langer bewaren noodzakelijk maakt. Een contactvraag zonder vervolg wordt in beginsel uiterlijk 90 dagen na afhandeling verwijderd. Tijdens een opdracht bewaren we wat nodig is voor behandeling, afwikkeling en onderbouwing.

Voor de financiële administratie geldt voor zover wettelijk vereist een bewaartermijn van zeven jaar. Dat geldt niet automatisch voor alle contractfoto’s of chats. Technische kopieën en back-ups hebben een eigen retentie. Een verwijderverzoek wordt pas als voltooid bevestigd nadat de relevante kopieën en eventuele bewaarplichten zijn gecontroleerd.

Deze website gebruikt geen cookies voor metingen of marketing. Op een paar pagina’s, zoals de pagina van een pand uit onze brief, de pagina over de indexatiebrief 2027 en de pagina over vergeten huurindexatie, tellen wij een bezoek anoniem: alleen het soort pagina, de bron en het briefkenmerk, zonder IP-adres, browsergegevens of andere persoonsgegevens. Hosting en beveiliging kunnen technische gegevens, zoals IP-adres en tijdstip, verwerken. Daarom noemen wij een bezoek niet volledig anoniem. Er staan geen externe QR-afbeeldingen of ingesloten marketingdiensten op de publieke pagina’s.

U kunt, afhankelijk van de toepasselijke AVG-regels, vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdraagbaarheid, en bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang. Bij direct marketing respecteren we uw bezwaar. We vragen alleen aanvullende identificatie als dat nodig is om uw verzoek veilig te behandelen.

Stuur uw verzoek naar info@meesterindexaties.nl. U krijgt in beginsel binnen een maand antwoord; als een wettelijke verlenging nodig is, informeren we u daarover. U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

We beperken toegang en gebruiken beveiligde verbindingen. Geen enkele verwerking is volledig risicoloos. Vermoedt u een verkeerd bezorgde e-mail, ongeoorloofde toegang of een ander incident? Meld dit via het genoemde e-mailadres, zonder gevoelige stukken opnieuw mee te sturen. Bij wijzigingen publiceren we hier een nieuwe datum en informeren we betrokkenen waar dat nodig is.